Xử lý hóa đơn điện tử sai sót năm 2025 – Hướng dẫn chi tiết theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

 Từ ngày 01/6/2025, việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót được thực hiện theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý: không còn được hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót, mà phải xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế.

Bài viết dưới đây tổng hợp chi tiết quy trình, cách xử lý từng loại sai sót, cùng mẫu biểu thực hiện theo quy định mới nhất năm 2025.

🔹 1. Căn cứ pháp lý

  • Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ).

  • Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính (ban hành kèm các mẫu biểu: 04/SS-HĐĐT, 01/BK-ĐCTT, v.v.).

  • Quyết định 1913/QĐ-BTC năm 2025 về thủ tục hành chính trong lĩnh vực hóa đơn điện tử.

🔹 2. Nguyên tắc mới khi xử lý hóa đơn sai sót từ 01/6/2025

✅ 1. Bỏ quy định “hủy hóa đơn”

Từ 01/6/2025, khi hóa đơn điện tử đã phát hành bị sai, không được hủy, mà bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Quy định này nhằm đảm bảo tính minh bạch và truy xuất nguồn gốc dữ liệu hóa đơn.

✅ 2. Có thể lập 01 hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn sai

Nếu nhiều hóa đơn sai trong cùng một tháng và cùng loại sai sót, người bán có thể lập một hóa đơn duy nhất, đính kèm bảng kê chi tiết (mẫu 01/BK-ĐCTT).

✅ 3. Phải có văn bản thỏa thuận giữa hai bên (nếu người mua là tổ chức)

Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế, người bán và người mua (tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh) phải có văn bản thỏa thuận về nội dung sai sót và cách xử lý.

Nếu người mua là cá nhân, người bán chỉ cần thông báo lỗi (qua email, website, tin nhắn, v.v.).

✅ 4. Trách nhiệm xử lý thuộc về người bán

Khi phát hiện sai sót (tự phát hiện hoặc được cơ quan thuế thông báo), người bán phải chủ động lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.
Cơ quan thuế không còn quy định thời hạn 01 ngày để phản hồi thông báo sai sót như trước.

🔹 3. Các hình thức xử lý hóa đơn điện tử sai sót

Loại sai sótCách xử lýMẫu biểu / Ghi chú
Sai tên, địa chỉ người mua, nhưng mã số thuế đúng, không ảnh hưởng số tiền, thuếGửi Thông báo hóa đơn sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) đến cơ quan thuế. Không lập hóa đơn mới.Mẫu 04/SS-HĐĐT
Sai mã số thuế, đơn giá, thuế suất, tiền thuế, thành tiền, hoặc sai hàng hóa, dịch vụ- Hai bên lập văn bản thỏa thuận.
- Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.		Ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn… số… ngày…” hoặc “Thay thế cho hóa đơn…”
Sai nhiều hóa đơn cùng loại trong thángLập 01 hóa đơn điều chỉnh/thay thế chung, đính kèm bảng kê chi tiết.Mẫu 01/BK-ĐCTT
Hóa đơn đã lập theo quy định cũ (trước 01/6/2025) nhưng bị saiLập hóa đơn mới theo quy định tại Nghị định 70/2025, ghi rõ thay thế hóa đơn cũ.Ghi rõ hóa đơn gốc bị thay thế

🔹 4. Quy trình xử lý hóa đơn sai sót năm 2025

Bước 1: Phát hiện sai sót

Người bán hoặc người mua kiểm tra, phát hiện lỗi sau khi hóa đơn đã lập (qua đối chiếu nội bộ, phản hồi khách hàng hoặc thông báo từ cơ quan thuế).

Bước 2: Thỏa thuận hoặc thông báo lỗi

  • Nếu người mua là doanh nghiệp/tổ chức: lập văn bản thỏa thuận xác nhận lỗi và hình thức xử lý (điều chỉnh hoặc thay thế).

  • Nếu người mua là cá nhân: người bán chỉ cần thông báo lỗi (qua email, SMS hoặc website).

Trường hợp chỉ sai tên hoặc địa chỉ (mã số thuế đúng):
→ Chỉ cần gửi Thông báo sai sót Mẫu 04/SS-HĐĐT lên cơ quan thuế, không cần lập hóa đơn mới.

Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế

🔸 Hóa đơn điều chỉnh:

  • Dùng khi cần điều chỉnh tăng/giảm số tiền, thuế suất, số lượng hàng hóa, đơn giá…

  • Trên hóa đơn ghi rõ:

    “Điều chỉnh [tăng/giảm] cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày…”.

  • Ghi giá trị điều chỉnh dương (+) hoặc âm (–) tùy trường hợp.

🔸 Hóa đơn thay thế:

  • Dùng khi hóa đơn gốc sai toàn bộ nội dung, cần lập lại.

  • Trên hóa đơn mới ghi:

    “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày…”.

  • Hóa đơn mới có giá trị pháp lý thay cho hóa đơn bị sai.

Bước 4: Gửi dữ liệu hóa đơn lên Cơ quan thuế

  • Sau khi ký số, gửi hóa đơn điều chỉnh/thay thế qua Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.

  • Gửi bản hóa đơn cho người mua (nếu có yêu cầu hoặc theo thỏa thuận).

Bước 5: Kê khai thuế và lưu hồ sơ

  • Nếu việc điều chỉnh ảnh hưởng đến số thuế GTGT đầu ra, cần kê khai bổ sung trong kỳ phát hiện sai sót.

  • Lưu toàn bộ hồ sơ gồm:

    • Văn bản thỏa thuận;

    • Hóa đơn gốc;

    • Hóa đơn điều chỉnh/thay thế;

    • Bảng kê (nếu có);

    • Thông báo sai sót gửi cơ quan thuế.

🔹 5. Mẫu biểu sử dụng

  1. Mẫu 04/SS-HĐĐT – Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót.

  2. Mẫu 01/BK-ĐCTT – Bảng kê chi tiết các hóa đơn sai (khi xử lý nhiều hóa đơn cùng lúc).

  3. Mẫu văn bản thỏa thuận – Giữa người bán và người mua (áp dụng cho tổ chức/doanh nghiệp).

👉 Các mẫu này có thể tải trực tiếp từ Cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc phần mềm hóa đơn điện tử (MISA, Fast, MeInvoice, VNPT Invoice, v.v.).

🔹 6. Một số lưu ý quan trọng

  • Không được hủy hóa đơn sai kể từ 01/6/2025.

  • Không cần hóa đơn điều chỉnh/thay thế nếu chỉ sai tên hoặc địa chỉ (và mã số thuế đúng).

  • Bắt buộc có văn bản thỏa thuận nếu người mua là tổ chức/doanh nghiệp.

  • Có thể lập 1 hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai cùng tháng để giảm thủ tục.

  • Không mất phí xử lý sai sót (theo Quyết định 1913/QĐ-BTC năm 2025).

  • Phần mềm hóa đơn điện tử phải được cập nhật theo Nghị định 70/2025 để đảm bảo đúng mẫu và định dạng dữ liệu.

🔹 7. Kết luận

Quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP giúp chuẩn hóa và minh bạch hóa quy trình xử lý hóa đơn điện tử sai sót, đồng thời giảm rủi ro bị phạt do sai quy cách lập hóa đơn.

Doanh nghiệp và hộ kinh doanh nên cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử, rà soát quy trình nội bộ, và lưu trữ đầy đủ hồ sơ khi xử lý sai sót để tránh vi phạm hành chính.

Comments

Post a Comment

Popular posts from this blog

Hộ kinh doanh có phải tham gia bảo hiểm bắt buộc từ năm 2025?

Từ ngày 01/7/2025 , Luật Bảo hiểm xã hội 2024 chính thức có hiệu lực, mang đến nhiều thay đổi quan trọng đối với chủ hộ kinh doanh cá thể . Một trong những điểm mới được quan tâm nhất là: chủ hộ kinh doanh có phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc hay không? Cùng tìm hiểu chi tiết quy định mới dưới đây. 1. Cơ sở pháp lý mới Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 , có hiệu lực từ 01/7/2025 . Nghị định 158/2025/NĐ-CP , ban hành ngày 25/6/2025 , hướng dẫn chi tiết việc thực hiện Luật BHXH 2024 về BHXH bắt buộc. Hai văn bản này đã bổ sung thêm “chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh” vào nhóm người phải tham gia BHXH bắt buộc – đây là điểm hoàn toàn mới so với Luật BHXH 2014 trước đây. 2. Trước năm 2025: hộ kinh doanh có bắt buộc tham gia BHXH không? Trước khi Luật mới có hiệu lực, chủ hộ kinh doanh cá thể không thuộc diện bắt buộc phải đóng BHXH. Họ chỉ tham gia tự nguyện nếu muốn có lương hưu, trợ cấp, bảo hiểm y tế… Tuy nhiên, nếu hộ kinh doanh có thuê người lao động...
Read more

Hướng dẫn cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh từ 01/6/2025 (theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP)

 Từ ngày 01/6/2025 , theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Quyết định 1913/QĐ-BTC , việc cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh đã được quy định chi tiết hơn. Quy định này đặc biệt quan trọng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chưa thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên, nhưng phát sinh nhu cầu xuất hóa đơn trong một số giao dịch nhất định. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn nắm rõ và thực hiện đúng. 1. Khi nào hộ kinh doanh, cá nhân hoặc doanh nghiệp được cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh? Theo quy định mới, đối tượng được cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh gồm: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: chưa thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, nhưng phát sinh giao dịch và khách hàng yêu cầu có hóa đơn. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế: phát sinh các giao dịch đặc biệt như: Thanh lý, bán tài sản; Xuất hóa đơn cho hợp đồng đã ký trước khi ngừng hoạt động; Giải thể, phá sản, tạm ngừng hoạt động nhưng vẫn phát sinh g...
Read more